Mémento du responsable tourisme
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Actions |
Documents supports |
Info aux participant·es |
Envoi au comité 74 |
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Conception du voyage (destination, date, hébergement, programme...) Budgétisation (+ contribution UEIT) Rédiger la notice d’information |
Tableaux synoptiques (Annexe 7-74) Notice d'information (Annexe 12) |
Non | Oui | |
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Site fédéral |
Création du voyage sur le site de la gestion de la vie fédérale (compte du club) : Onglet « Evénement » pour accéder aux « Voyages » (si besoin, voir Annexe 15). A faire plusieurs mois avant le début du voyage |
Joindre les annexes 7-74 et 12, avant de cliquer pour enregistrer |
Non |
Oui |
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Réunion du comité IT FFRP74 |
Validation du voyage par le Comité sur le site de gestion de la Vie Fédérale. Le comité reçoit automatiquement un message de création de voyage. L’association reçoit ensuite automatiquement un message de validation du message. Une attention particulière est portée à la notice d’information. Attention : le séjour doit être validé au plus tard 15 jours avant le départ pour être pris en compte au titre de l’Immatriculation Tourisme. |
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Club |
Envoi de l’information aux adhérent·es |
Notice d’information (Annexe 12) validée par le comité Conditions générales de vente (Annexe 12 bis) |
Oui |
Non |
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Club |
Mise à disposition du bulletin d’inscription aux adhérent·es |
Bulletin d’inscription (Annexe 13) Bulletin d’assurance facultative (Annexe 11) Notice d’assurances Individuelles (Annexe 10) |
Oui |
Non |
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Club |
Confirmation de l’inscription à chaque participant·e (licence IRA minimum pour tous les adhérent·es du Club, conformément à l’engagement signé par le Président pour l’obtention de l’agrément IT) À ce stade, le club doit encaisser le chèque des assurances facultatives. |
Le contrat signé et le bulletin d’assurance sont à conserver par le club. |
Oui |
Non |
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Site fédéral |
Le club doit inscrire sous 72h toute personne ayant souscrit une assurance facultative puis 15 jours avant les autres participant·es, au plus tard la veille du départ. Cet enregistrement est sous la seule responsabilité du club, le comité n’intervient pas à ce stade. |
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Club |
Avant le départ du séjour, veiller à laisser au ou à la responsable du groupe le N° de dossier FFRP. |
Infos pour le·a chef·fe de groupe Disposition en cas de sinistre (Annexe 11 bis) Déclaration de sinistre (Annexe 11 ter) |
Non | Non | |
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Site fédéral |
Sur le site de Gestion de la vie fédérale « événement – voyage », après avoir sélectionné le voyage concerné, dans le haut de la page descriptif du séjour, cliquer sur « rapport », puis sur « exporter ». Le club connait ainsi le montant détaillé de l’UEIT et des assurances optionnelles (voir Annexe 6) à régler au comité dans le cadre de la convention de co-organisation dès la saisie de vos participant·es (montant dans l'onglet "rapport"). Pour contacter l'assureur : 09.72.72.01.19 ou ffrandonnee@grassavoye.com |
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