Guide du responsable tourisme

ACTIONS

DOCUMENTS SUPPORTS

INFO AUX PARTICIPANTS

ENVOI AU COMITE 74

Doc 1

Doc 2

Conception du voyage (destination, date, hébergement, programme..)

Budgétisation (+contribution UEIT)

Rédiger la notice d’information

Tableaux synoptiques – Annexe 7-74

Annexe 12

non

oui

Site fédéral

Création  du voyage sur le site de la gestion de la vie fédérale (compte du club) : Onglet « Evénement » pour accéder aux « Voyages ». Si besoin voir Annexe 15. A faire plusieurs mois avant le début du voyage

Joindre les annexes 7-74 et 12 (doc 1 et 2), avant de cliquer pour enregistrer

non

oui

Réunion du comité IT CDRP74

Validation du voyage par le Comité sur le site de gestion de la Vie Fédérale. Le comité reçoit automatiquement un message de création de voyage. L’association reçoit ensuite automatiquement un message de validation du message. Une attention particulière est portée à la notice d’information.

Attention : le séjour doit être validé au plus tard 15 jours avant le départ pour être pris en compte au titre de l’Immatriculation Tourisme

Club

Envoi de l’information aux adhérents

Notice d’information (Annexe 12) validée par le comité

Conditions générales de vente (Annexe 12 bis)

oui

non

Club

Mise à disposition des adhérents du bulletin d’inscription

Bulletin d’inscription (Annexe 13)

Bulletin d’assurance facultative (Annexe 11)

Notice d’assurances Individuelles (Annexe 10)

oui

non

Club

Confirmation de l’inscription à chaque participant (licence IRA minimum pour tous les adhérents du Club, conformément à l’engagement signé par le Président pour l’obtention de l’agrément IT)

A ce stade le club doit encaisser le chèque des assurances facultatives

Le contrat signé et le bulletin d’assurance sont à conserver par le club

oui

non

Site fédéral

Le club doit inscrire sous 72h toute personne ayant souscrit une assurance facultative puis 15 jours avant les autres participants, au plus tard la veille du départ.

Cet enregistrement est sous la seule responsabilité du club, le comité n’intervient pas à ce stade.

Club

Avant le départ du séjour, veiller à laisser au responsable du groupe le N° de dossier FFRP

Infos pour le chef de groupe

Disposition en cas de sinistre – Annexe 11 bis

Déclaration de sinistre –-annexe11ter

non

non

Site fédéral

Sur le site de Gestion de la vie fédérale « événement –voyage » après avoir sélectionné le voyage concerné, dans le haut de la page descriptif du séjour, cliquer sur « rapport » puis sur « exporter » le club connait ainsi le montant détaillé de l’UEIT  et des assurances optionnelles à régler au comité dans le cadre de la convention de co-organisation dès la saisie de vos participants (montant dans l'onglet "rapport")

Pour contacter l'assureur : 09.72.72.01.19 ou ffrandonnee@grassavoye.com